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重大問題的五階段解決法

延續之前團隊合作狀況才是問題能不能被解決的關鍵,這裡提出適用於重大問題的五階段解決方法,透過這方法能培養「遇到重大問題時正確解決能力」,步驟可以快但不能省,不然落入獨裁或躁進問題可能沒解決反而變得更嚴重。

發覺->歸納->學習->評估->逐步完善

合作的基礎在於共同利益,光是自己緊張是沒用的,因此建議以幾個階段去進展,依團隊的成熟度快慢可能不同,但急躁也是沒用的。

解決五階段分別為:

  1. 讓團隊發覺問題
  2. 共同觀察歸納問題的成因
  3. 學習方法
  4. 評估可行性
  5. 逐步完善

1.讓團隊發覺問題

除非是非常明顯致命的問題,不然通常只有你或少數人會發現並存在不能提出來的可能(例如老闆獨裁決定),但更多時候致命的問題是不明顯且非立即的,這種危險會慢慢危害團隊,最終無藥可醫而衰亡,要避免這問題的方式就是讓團隊意識到這是嚴重的問題,當然如果大家都不以為意,那可能真沒問題,或可能你就要準備換團隊了,畢盡良禽擇木而棲。

2. 共同觀察歸納問題的成因

當團隊有了可能有問題的意識,第二步應該是共同去觀察這個問題,設法歸納出可能的成因,每個人觀點不同,單人容易偏頗且團隊一起觀察更能促進後續合作解決的意願,當然最後勢必還是會有人主導結論,但此過程不能少。

3.學習方法

這裡包含了找尋方案和實際學習,找尋方案部分通常一到兩人執行即可,假設性排出優先可能方案,然後派員深入學習,重點是先有個初步方向而非有立即一次能解決的錯誤期待。

這裡很多人會有疑問為何不是先評估再學習?因為以為隨便看幾個網頁或一本書就覺得掌握知識的這種想法是非常自大的!,嚴重的問題需要投入足夠的資源,先做較深入的學習才有評估的能力,現實不是一場兒戲,要嚴肅去面對它。

4.評估可行性

當團隊有人深入了解一個待選的解決方案時,團隊要一起評估執行的可行性,這可行性至少要包含:

  • 時間
  • 成本
  • 效益
  • 團隊執行意願與能力

時間、成本和效益大家都會考量,但關鍵是團隊執行的意願與能力,這點最重要卻最容易被忽略。

舉例來說:假設產品銷售不佳的原因是設計太醜,方案是所有人都去學美感課程,大家都有美感產品自然就漂亮大賣了!乍聽很合理,但執行後可能因為天份或每個人喜好不同,反而團隊搞得很不愉快,這時若團隊有共識,找一個專業的設計師來處理會是更好的方案。

另外還一個常見問題是高估團隊能力,主管可能會覺得這很簡單團隊可以輕鬆達成就自主下了決定,俗話說「若要人如你,除非他是你」

,每個人狀況不同且倉促下可能有沒注意到的點,能不能執行應該務必由執行的人來決定。

當然會遇到下屬沒有經驗無法評估怕故意拖延的情況,這時可以找專業的人士來協助,但切記專業人士畢竟不了解內部狀況和能掌握所以突發狀況,保守一點才是上策。

5.逐步完善

評估後決定執行後,切記要建立多段的檢核點與接受一開始不完美的現實,世界上沒有一體適用的完美方案,Google和Apple適合的方式也必定不同。

要想像導入任何方案就跟拿鉛筆不用工具畫圓相同,一筆就有完美的圓是天才,正常方式是盡力畫一個圓形(結果像六角形),然後針對不夠圓的地方逐步去修正,這就是磨合的過程,重複不斷執行,最後任何人都能得到一個漂亮的圓形。

逐步完善的過程中也能透過檢核點來評估,是否要繼續進行或重新選擇方案,執行前通常都很美好不然就不會被選為方案,那像考試一樣讀書時都沒問題,一考馬上見真章,因此要認清事實,寧願早早失敗重來,也別拖到最後才發現,一切是場美麗的誤會。

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