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心得 教學

文章與簡報的編寫方法

最近常在寫文章和備課程,早就想針對怎麼產出文章或簡報,做個比較嚴謹有邏輯的架構讓自己去遵循。

我認為產生文章的三個要素:

  • 思想
  • 資料
  • 編寫方法

有這三項就能產出一定水準的文章,其中編寫方法是最能被規範與定義,我參考朋友教我的廣告文案概念,加上自己寫作與工作簡報的經驗,去整理出我實際會使用的編寫方法來與大家分享。

題目通常歸類為兩種類型

  • 目的型
  • 靈感型

工作上的大多是目的型,包含宣傳廣告、發表簡報、教學課程…等,也通常是非做不可的事情,靈感型則是突然想到一個點,覺得有其意義而去擴張,產出可能是一則心情短文或甚至是個理論,這種通常只會受發表載體的限制,但也先陳述部分重要內容,在其他地方做完整表現,因此原則上無太大限制。

我們針對這兩類型再做分解:

  • 靈感型文章 = 被靈感觸發->形成目的->自我目的型文章
  • 目的型文章 = 自我或他人目的->尋找靈感->自我或他人靈感型文章

可以看出這兩類型文章經過分解後其實是相似的,都會有靈感與目的,只是主動和被動的差異,因此編寫時只要注意限制條件方法是相同的,,以下是我的文章或簡報編寫方法。

信賢流文章或簡報編寫方法步驟

  1. 文章目的:思考要達成的目的並列出來。
  2. 發表限制:列出限制條件,可能是字數、時間、必要或不能出現的內容…等。
  3. 列關鍵列表:表達要做什麼?要說什麼?要注意什麼? –
  4. 初次排序關鍵列表:依重要性排序重點和關鍵列表。
  5. 限時收集資料備用:參考關鍵列表與限制,設定時間盒,時限內列出現階段想到的內容與資料,不足處再外查。
  6. 再次確認關鍵列表優先次序:依照收集的資料重新審視關鍵列表的重要性
  7. 建立文章結構:依關鍵列表的重要性與闡述順序,開始組建結構。
  8. 必要先寫:依造文章基本結構,先填入必要資訊 。
  9. 依限制做合理分配:檢視發表限制,算出剩餘可用空間做合理的大致分配。
  10. 填入次要資訊:依照先前的分配在限制內填入次要資訊
  11. 檢查是否貼切目的與前後邏輯順暢:完成初版文章前必需再完整讀一遍,看是否有呼應目的與有沒有說不通的地方。
  12. 放置兩~三天:除非緊急不然建議一定要等,通常當下寫完覺得毫無問題,放置兩三天再看,就容易發現不足處。
  13. 重新調整:放置後通常都會想改,重要才調只是表達方式不同,不會讓人不懂的不動。
  14. 校稿:對目的、限制、文句通順與錯字做最後確認。
  15. 決定標題:假設標題可以自訂,到此在決定即可。
  16. 發表

關鍵事項

  • 好的文字像在講話,你能感受到講話人的形象。
  • 抒情是手法不是目的,要讓受眾看得懂。
  • 盡可能用最少字表達意思,從砍掉文字重唸看看,直到不能更好為止。
  • 過場(到關鍵訊息前的鋪成,引入主題),盡量一句不超過15字,一段不超過4行。
  • 主標和副標,最好能問答相呼應,不看內文也能邏輯順暢。
  • 結尾為呼應目的最好一行,最多一段。

容易失敗點

  1. 超過時間:沒有目標地瘋狂收集資料,因此需要排序重要程度和設定合理時限。
  2. 選擇障礙:自認什麼都很重要,但重點是從受眾去思考什麼才是重要,並無情地列出優先次序,超過版面就放棄。
  3. 本末倒置:填資訊不在文章結構剛建立好時就開始填入,先去寫一些裝飾用的詞,最後不是大調就是內容龐大難吸收。
  4. 前後矛盾:沒結構與思考前後的邏輯性,即使是小說也會失敗,文章也是一個世界,怎麼進入、要遇到什麼與最後如何出來,都要設計。

我將隨著實踐再去定期修定這個編寫的流程,已產生出更佳的文章流。

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