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工作技巧 管理

四個避免工作溝通誤會的訣竅

根據統計99.87%的人都面臨過工作溝通誤會,而導致無意義的加班,四個避免誤會的溝通訣竅,幫助你更有效率準時下班。

一、別用好來回答,而是重述對方意圖

專心聽對方的需求是基本,而誤會就在於你以為聽懂,但其實根本雞同鴨講,溝通的問題一定都是雙方責任,但聽話一方通常是執行方,做錯會很浪費時間,要求對方改進風險不可控,不如自我進步比較有效率。

面對工作往來不頻繁的同事或第一次執行的任務,務必不要只簡單用「好」來回答,而是「將理解後的內容,用你的話重說一次,並請對方確認」

有人可能覺得這樣浪費時間,但其實這帶來三個好處:

  1. 避免對方陳述錯誤(這很常發生)
  2. 避免雙方認知差異(這更常發生)
  3. 促進彼此信任

「陳述錯誤」和「認知差異」大家一定能理解,但「促進彼此信任」,是大家最常忽略的長期好處!

重述對方意圖促進彼此信任

重述對方意圖,代表你尊重彼此花費的時間與專注精神去處理這件事,因為你必須做到:

  1. 專心聽對方需求
  2. 專注精神去理解意思
  3. 反饋你的認知
  4. 雙方達成共識
  5. 累積長期信任

多次執行後,彼此的默契會更佳,因為大家知道你要什麼而加快效率,也避免了因為誤解而重複改動,搞大家劍拔怒張難以後續合作,因此適時地確認有助於大家長期的信任。

告知對方不確認清楚更麻煩

在溝通的過程中,難免遇到些「沒水準的人」,會覺得這樣確認很浪費時間,這樣的人或許職位較高,但做事情卻是不及格的,因為溝通是雙法的責任,錯誤的結果大家都必須承擔,因此確認對他也是好事,你這個「呆子」。

當然「呆子」不能直接跟他說,但你可以婉轉的堅持說:「你怕誤解而執行錯誤,對你(彼此)造成麻煩。」,除非對方說你做錯再說(有這種主管最好快準備找新工作),不然都會靜下心與你確認。

二、重複性工作,先作格式與範例確認

這點是「重述對方意圖」的應用,很多工作都具有「大量重複與耗時」的特性,如果對方有提供「參考表格或結果文件」那是最沒爭議的,但大多數人都不會那麼有水準,因此我們要有更聰明的方法。

在完成基本格式與有至少一個範例內容後(複雜的要兩三個來描述差異), 將我們目前的內容先快速跟對方討論一下,除了確認避免全部要改外更多的是探討有沒有更好的做法

很多情況下,對方當看到初步結果時,就會意識到原本的方式可能會有問題可以優化,或者根本沒意義,而中止那個原本消耗你寶貴時光甚至加班,但最終根本沒用的東西,因此初步確認是非常有力的訣竅

三、面對意見多的人,詳述執行細節

那些愛刁沒意義細節的人,在工作中難免會遇到,每次一直被改會讓人非常不爽,但要怎麼怎麼改他們也說的不清不楚,而後就讓你來回個七八次都有可能。

而這個訣竅其實能很好的解決問題,但一般容易被忽略或誤解,我敢說覺得沒用的人99%都是誤解了他的用法。

詳細是指我字要用什麼顏色和大小都說出來

一般人的詳細程度,老實說在我標準中實在太低,不足以解決這棘手的人士,對方說改活潑點,然後你也沒追問,或只是問說那改細與亮一點就好嗎?這樣絕對是不夠的。

你必須非常詳細的去詢問,要我就會問:

  • 這邊的字我維持原狀,凸顯這邊區塊的感覺
  • 凸顯的部分我字用這個橘色和大小可以嗎?(給他看變色出來的樣子)
  • 這邊的粗體看起來太沉重,我改掉把重點敘述放前面,大概像簡報某部分的感覺可以嗎?
  • 這頁我相對比較沒想法,你的話會怎麼做?(把他拉進來一起改)
  • 因為邊談邊改容易前後有衝突,最後快速再過一下所有調整部分,大家覺得OK再動作

把對方拉進來一起改

會改的沒完沒了一直被退的主因就是因為對方覺得你不懂他,但人與人之間畢竟都有差異,因此面對喜歡指指點點的人,你要把他拉進來修改中,聽聽他的意見,設法讓那個意見變成實際的做法,且由他的口中講出來,這樣未來他就會去捍衛他的想法

當然你不該連為何這樣做或什麼都沒想就直接叫對方給你方法,這樣人家會覺得你只是想逃避責任,因此你還是必須先提出你的解決方案當作討論的基礎,去促進對方進入討論,這樣才是真正的運用了此技巧。

四、眾人決議要留下紀錄並要求確認

最後一個訣竅非常重要,有時會議或私下討論的決議,經過幾天後就會變成「羅生門」!這時照著決議做的你就慘了!

因此對於多人討論的結果,不要嫌麻煩記得留下個備忘,你不用去寫說誰講了什麼,你只要單純的發封mail或一個大家看的到的note或Line的群組,寫出備忘一下大家共識,與之後大概怎麼處理與分工這樣即可。

然後客氣的Hi All寄給大家,請大家幫忙確認下有沒有缺漏之類就好,如果知道對方不看信或訊息就提醒一下,不用強制他回覆說OK,畢竟有問題要提出,是那個人的責任,不然大家都會認為是可以。

這樣未來發生某些「失意」情況時,就可以拿出來回顧一下,到不是要去指責說誰說了什麼,畢竟某個時刻的結論都有很多因素,重點在於釐清並非亂做,因此修改需要時間是合理的,而非做錯要自己吞掉,雖然都是花時間但意義是不同的。

結論

我們再回顧一下,避免工作溝通誤會的四個訣竅:

  1. 別用好來回答,而是重述對方意圖
  2. 重複性工作,先作格式與範例確認
  3. 面對意見多的人,詳述執行細節
  4. 眾人決議要留下紀

雖然工作溝通無法沒有誤會,但通過這次分享的訣竅,好好執行相信必能減少很多無意義的改動,也祝福大家能溝通順利減少誤會。

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