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管理

疫情下的管理反思-過度分工效率低

疫情放大了管理的難度,最明顯的是隨著「遠距辦公」「分流辦公」的執行,你的控制力變差,決策開始變慢、甚至無法推進新的項目,你才發現我的下屬原來「無法自理工作」

誤把木偶當團隊

其實職能僵化的問題早就存在,只是疫情前因為人容易聚起來而被掩蓋,但隨著疫情帶來的分隔,你的「監控」「控制」都會下降,原本「善於察言觀色」的好員工,一瞬間都變成笨木偶了。

失望的同時,你要了解這是疫情下最好的禮物,因為若不是此機會你永遠難以發現,「你眼中所謂的團隊,其實只是你的木偶」

過度分工造成效率低下

當你明顯意識到,分散的團隊都需要你的「命令」「協調」才能協作時,平時的效率低下就有了答案,你就是那個「效率瓶頸」

但這時即使你願意下放權力也不會有改善,因為問題的癥結點其實在「每個人都只知道部分」,這種低重疊性與過度分工,造成團隊中缺乏有全局觀的夥伴。

假設一個業務牽涉10人,一件事要有結果需聚集全體到場,然後針對一個個闡述他了解的狀況,組織起來的答案又需要所有人的檢核,這樣的組織怎麼會有效率。

放下工廠思維

「過度分工」的原因其實就是一種工廠思維,每個人專精於特定項目,這樣的效率最高且成本最低。

但組織的目的除了「維持日常工作」外,還有更重要的「面對未來挑戰」,而工廠式的管理並沒法應付大環境的不断改變。

建議趁此疫情的機會,試著在不下指導棋的情況下,去看看團隊是否能「自行達成共識」?

分工越過度的組織結論產生的速度越慢,因為沒人對整體情況有把握,這就是一個職能僵化的警鐘。

跨業務跨職能是趨勢

以往只有公司重點培育的人才,才有機會接受不同磨練,但這種訓練其實更該推行到大多數的職位上。

這並非要每個人都交換工作成為代理人,更實際的作法是「主動創造機會讓彼此了解業務與思維,把對方當作新人來做工作說明」

平常透過這樣的機會能有效加強「組織橫向合作」的能力,這樣遇到任何狀況時才容易彼此合作,而非只能等著主管分配行事。

假設這次疫情讓你發現「沒有你團隊就無法合作」的話,建議你一定要試著削減「過度分工」造成的隔閡,會讓你的組織或團隊效率更上層樓。

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