根據統計99.87%的人都面臨過工作溝通誤會，而導致無意義的加班，四個避免誤會的溝通訣竅，幫助你更有效率準時下班。
一、別用好來回答，而是重述對方意圖
專心聽對方的需求是基本，而誤會就在於你以為聽懂，但其實根本雞同鴨講，溝通的問題一定都是雙方責任，但聽話一方通常是執行方，做錯會很浪費時間，要求對方改進風險不可控，不如自我進步比較有效率。
面對工作往來不頻繁的同事或第一次執行的任務，務必不要只簡單用「好」來回答，而是「將理解後的內容，用你的話重說一次，並請對方確認」。
有人可能覺得這樣浪費時間，但其實這帶來三個好處：
- 避免對方陳述錯誤(這很常發生)
- 避免雙方認知差異(這更常發生)
- 促進彼此信任
「陳述錯誤」和「認知差異」大家一定能理解，但「促進彼此信任」，是大家最常忽略的長期好處！
重述對方意圖促進彼此信任
重述對方意圖，代表你尊重彼此花費的時間與專注精神去處理這件事，因為你必須做到：
- 專心聽對方需求
- 專注精神去理解意思
- 反饋你的認知
- 雙方達成共識
- 累積長期信任
多次執行後，彼此的默契會更佳，因為大家知道你要什麼而加快效率，也避免了因為誤解而重複改動，搞大家劍拔怒張難以後續合作，因此適時地確認有助於大家長期的信任。
告知對方不確認清楚更麻煩
在溝通的過程中，難免遇到些「沒水準的人」，會覺得這樣確認很浪費時間，這樣的人或許職位較高，但做事情卻是不及格的，因為溝通是雙法的責任，錯誤的結果大家都必須承擔，因此確認對他也是好事，你這個「呆子」。
當然「呆子」不能直接跟他說，但你可以婉轉的堅持說：「你怕誤解而執行錯誤，對你(彼此)造成麻煩。」，除非對方說你做錯再說(有這種主管最好快準備找新工作)，不然都會靜下心與你確認。
二、重複性工作，先作格式與範例確認
這點是「重述對方意圖」的應用，很多工作都具有「大量重複與耗時」的特性，如果對方有提供「參考表格或結果文件」那是最沒爭議的，但大多數人都不會那麼有水準，因此我們要有更聰明的方法。
在完成基本格式與有至少一個範例內容後(複雜的要兩三個來描述差異)， 將我們目前的內容先快速跟對方討論一下，除了確認避免全部要改外更多的是探討有沒有更好的做法。
很多情況下，對方當看到初步結果時，就會意識到原本的方式可能會有問題可以優化，或者根本沒意義，而中止那個原本消耗你寶貴時光甚至加班，但最終根本沒用的東西，因此初步確認是非常有力的訣竅。
三、面對意見多的人，詳述執行細節
那些愛刁沒意義細節的人，在工作中難免會遇到，每次一直被改會讓人非常不爽，但要怎麼怎麼改他們也說的不清不楚，而後就讓你來回個七八次都有可能。
而這個訣竅其實能很好的解決問題，但一般容易被忽略或誤解，我敢說覺得沒用的人99%都是誤解了他的用法。
詳細是指我字要用什麼顏色和大小都說出來
一般人的詳細程度，老實說在我標準中實在太低，不足以解決這棘手的人士，對方說改活潑點，然後你也沒追問，或只是問說那改細與亮一點就好嗎?這樣絕對是不夠的。
你必須非常詳細的去詢問，要我就會問：
- 這邊的字我維持原狀，凸顯這邊區塊的感覺
- 凸顯的部分我字用這個橘色和大小可以嗎?(給他看變色出來的樣子)
- 這邊的粗體看起來太沉重，我改掉把重點敘述放前面，大概像簡報某部分的感覺可以嗎?
- 這頁我相對比較沒想法，你的話會怎麼做?(把他拉進來一起改)
- 因為邊談邊改容易前後有衝突，最後快速再過一下所有調整部分，大家覺得OK再動作
把對方拉進來一起改
會改的沒完沒了一直被退的主因就是因為對方覺得你不懂他，但人與人之間畢竟都有差異，因此面對喜歡指指點點的人，你要把他拉進來修改中，聽聽他的意見，設法讓那個意見變成實際的做法，且由他的口中講出來，這樣未來他就會去捍衛他的想法。
當然你不該連為何這樣做或什麼都沒想就直接叫對方給你方法，這樣人家會覺得你只是想逃避責任，因此你還是必須先提出你的解決方案當作討論的基礎，去促進對方進入討論，這樣才是真正的運用了此技巧。
四、眾人決議要留下紀錄並要求確認
最後一個訣竅非常重要，有時會議或私下討論的決議，經過幾天後就會變成「羅生門」！這時照著決議做的你就慘了！
因此對於多人討論的結果，不要嫌麻煩記得留下個備忘，你不用去寫說誰講了什麼，你只要單純的發封mail或一個大家看的到的note或Line的群組，寫出備忘一下大家共識，與之後大概怎麼處理與分工這樣即可。
然後客氣的Hi All寄給大家，請大家幫忙確認下有沒有缺漏之類就好，如果知道對方不看信或訊息就提醒一下，不用強制他回覆說OK，畢竟有問題要提出，是那個人的責任，不然大家都會認為是可以。
這樣未來發生某些「失意」情況時，就可以拿出來回顧一下，到不是要去指責說誰說了什麼，畢竟某個時刻的結論都有很多因素，重點在於釐清並非亂做，因此修改需要時間是合理的，而非做錯要自己吞掉，雖然都是花時間但意義是不同的。
結論
我們再回顧一下，避免工作溝通誤會的四個訣竅：
- 別用好來回答，而是重述對方意圖
- 重複性工作，先作格式與範例確認
- 面對意見多的人，詳述執行細節
- 眾人決議要留下紀錄
雖然工作溝通無法沒有誤會，但通過這次分享的訣竅，好好執行相信必能減少很多無意義的改動，也祝福大家能溝通順利減少誤會。
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