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PM真理-進階專案管理的8大守則

難搞的目標才會成為專案,無盡的挫折讓你不斷懷疑自己與專案的未來,你需要正確的心態才能不迷失自己,我反思歸納了以下8大守則,希望讓你能更有信心的在風暴中前進。

守則1.專案不只有完成才叫成功

PM有著承擔專案成敗之責,但大部分的PM甚至老師對於成功的定義太過狹隘,以為只有專案如預期完成或得到好的成果才叫成功,但這只是專案結局的一個分支。

真正的專案成功應該被更精確的定義為「對未來有益」這一事實上,例如:
1.臨時喊停無法回收的專案。
2.雖無法做出成品但促進無效率的組織改革。
3.過程中發現更有價值的目標。

避免災難促進改革創造新機會,都是對於組織未來更有益的事情,這些都是發生在專案管理過程中的貢獻

身為最了解專案的人,這些也是你該注意並與上級討論的,記住完成只是一種狀態,讓有益的事發生才叫成功

守則2.最好的專案管理方法不存在

在這敏捷(Agile)、預測式(Predictive)還是混合式(Hybrid),誰才是最好的專案管理方法爭戰中,面對客戶各種光怪陸離的情況後,我可以很負責任地告訴你,這些都只是理論上的美好,那和比那家滷肉飯最好吃一樣不具客觀性。

現實中因為專案類型公司文化各部門勢力不同,各理論的純血派(堅定只執行特定方法的人)都會在各種情況中吃鱉,因為總有人會懷疑特定方法不可行並從中作梗,就像你可能覺得Scrum很好,但在僵化的組織中你用這個注定了被檢討的下場。

請把「專案管理」與「組織改造」分開看待,很多PM滿腔熱血進行的是組織改造的宏願,但你必須認清事實,不只決策者更重要的執行者們也要願意參與,這樣的行動才可能成功。

只是上了幾個月的課程,覺得發現了一個拯救組織的手段,卻沒有摸透龐大組織內部錯綜複雜的「獨特運作模式」,並針對此情況去做出調整,那結果必然是災難性的。

我認為「專案管理方法」很重要,但信奉唯一的方法是危險的,授課者出於一些原因(例如:不說得很厲害誰要學),必需讓你相信這是解決你危機或疑惑的解方。

但實際上你必需了解每一種方法都有它的侷限性,多學幾種讓你的視野更開闊,結合你對組織的了解,在這種情況下才去重塑一種適合現狀的方式,這樣這些方法才真的能幫助你。

守則3.PM的重責是預防問題

身為最了解專案的人,你有責任宏觀的了解個部分進行的壯況,與在心中模擬各種最壞的可能與初步對策,因為當所有人都忙於手邊的細項工作時,他們可能會漏掉那些顯而易見的整合問題。

至於最簡單的執行方法就是「保持好奇心和善於發問」,PM對於進行的項目不見得全部都非常精通,當你對一件事情不夠了解關鍵點但又選擇忽略時,很多時候會發生大家預想方法不一致的情況。

這個分岐會造成最後大家無法整合的問題,進而造成時間和資源的浪費,因此別怕於發問與確認執行方式,事情清楚了要預防問題就容易多了。

但請記住「有時讓問題發生」也是很重要的專案管理技巧,畢竟不見棺材不掉淚也是很多人的陋習,至於怎麼拿捏真的就只能憑自身的經驗去規劃了,不過盡可能讓問題在掌控之中,這點絕對是非常重要的課題。

守則4.別陷入自己執行最快的陷阱

對專案內容越有經驗的PM越容易落入自己執行最快的陷阱,它的毀滅性是緩慢而嚴重的,PM是推動專案順利進行的要角,每當你因不信任團隊而自行處理的同時會造成:
1.原負責處理者的失能
2.其他人有樣學樣開始等著有人收拾善後
3.越來越多工作壓在你身上而成為專案瓶頸

最後你的專案團隊效率反而越來越差,雖然你可以獲得沒有我專案就進行不下去的虛榮感,但其實你已經破壞了讓他健康運行的環境。

正確的做法是每當你覺得自己做比較快之時,你要省思的是我該怎麼幫助負責者更有效率的執行,怎麼幫他排除阻擾他的障礙,讓他未來能持續地把工作做好,這樣能增加團隊成員的成就感,促進健康團隊的成長。

守則5.人和永遠是重點

完成專案的技術很重要,但大家不合作專案就是只有失敗一途,PM自以爲的「非專案重要人員」只要展現「消極的不合作」保證讓專案無止盡碰壁與延宕,而這就是他們展現「存在感」的方式。

當然PM不可能獨自讓所有人都願意專案進行,因為現實中就是有些人會討厭你而你也不可能滿意所有人,因此重點在於讓大家願意協助「團隊」而非「PM個人」

我不諱言的說「所有共識都帶著一定程度的妥協」,因此總是有人不滿意,而之所以願意執行的動力在於它背後還是有對他有益的地方(可能只是消極地保住工作),那背後錯綜復雜的關係並非你要去處理的。

你要處理的是「知道誰能讓這事前進,並設法取得他的協助」,讓他去幫你協調與處理問題,而非一副專案之主的態度過去質問或要求,這只會讓問題變得更嚴重,感受這件事一直都是不理性的

你不用當個人見人愛的PM,當個團隊大多數人願意相信你能帶領專案前進的PM,很多「障礙」將由他們協助你解決,這就是人和的重要。

守則6.緩步前進才是現實

我知道坊間有很多打著「高效專案管理法」的課程,但相信我高效是相對的,假設公司速度是烏龜,沒組織改革下,再怎樣都只能當快一點的烏龜,不會變成獵豹

請放下光靠改變「專案管理方法」團隊就能快速脫胎換骨的「幻想」,正視現有團隊會變成這樣一定有他的理由,你要堅持的是逐步的改變踏實往前。

如同體能訓練,不要高估一天能獲得的改變,也不要低估一年能取得的成果,對於長久的PM生涯絕對是適用的。

守則7.相信自己但隨時檢討

每個PM都在挑戰如何找出方法來跨越看似不可翻越的高牆,有時讓你僥倖通過,但更多時刻獲得的是滿滿的挫折。

懷疑自己能否達成自己的任務與職責是很正常的,但當你放棄判斷而全然採納別人建議時,你會發現幾乎什麼事情都做不了,陷入永恆的雞生蛋、蛋生雞狀況,沒人要先做除非誰先怎樣怎樣。

不管如何你該堅定自己心性,穩定執行經你與顧問(如果有的話)共同擬定現階段最好的做法,沒有章法的成功都只是運氣,你不該完全依賴無法掌握的事物,那只會讓你未來摔一大跤。

但也別忘了環境與狀況是隨時在改變的,因此你要隨時審視原定的計畫是否要調整,真的有問題就毅然改變,這樣你才有辦法長久的走下去。

守則8.讓專案不需要PM

雖然「讓專案不需要PM」是不可能達成的目標,但往這方向去前進是很重要的,一個團隊配合得越好越不需要PM介入,效率也絕對越高。

這也是你需要前面7個守則的原因,通過確實執行前面的守則,你已經不會過於涉入團隊的運行中,你不在被困入別人的工作中,大多數的問題也在發生前有了應對的方式。

你可以更好的幫助團隊成員往目標前進,讓每個團隊成員都有成就感,願意主動付出他們的能力,你需要的只是微調與引導,甚至看起來就像沒有你,大家也有信心將專案完成,那我想你就真的成功了。

協助團隊解決問題,將功勞歸給團隊,這就是真正PM的高度。

結語

會想寫這篇文章的原始想法是「該如何傳承一個理想PM」的特質,畢竟PM很多且大多數狀況很慘,因為他們通常是某天從執行者變成了專案負責人,這個轉變之大讓他無所適從。

他們渴望在「原有技能」之外,還有什麼是可以幫助他管理專案的助力,但大多數時候他們只能隨著人云亦云的方式走著,沒有從更高的視角去看待什麼是PM。

我希望這篇文章能給這些PM一點啟示,而我也將隨著經驗去逐步修訂我眼中的「PM真理」,希望教學相長一切變得更好。

最後我們回顧一下進階專案管理的8大守則,真心希望他對你有所幫助。

守則1.專案不只有完成才叫成功

守則2.最好的專案管理方法不存在

守則3.PM的重責是預防問題

守則4.別陷入自己執行最快的陷阱

守則5.人和永遠是重點

守則6.緩步前進才是現實

守則7.相信自己但隨時檢討

守則8.讓專案不需要PM
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