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從麵團學專案管理

成功的專案都是從一團亂開始,「做麵團」是最能具體體會這「從充滿懷疑到專案完成」的演進,讓我們來場「可以吃的專案管理Workshop」吧!

麵團用途=專案目標

首先你要先決定要做什麼,義式Pizza、饅頭的麵團不同, 義式Pizza的水分麵粉比高達70%,質地軟的難以用擀麵棍成型(因為會黏在麵棍上),要親柔的拉伸或拋轉來展開麵團,但饅頭的水分麵粉比約50-52%,製作過程要用擀麵棍努力擀,這樣質地才會緊實。

Pizza麵團

牛排蘑菇Pizza

燕麥紅糖饅頭麵團

燕麥紅糖饅頭成品

「重點是決定目標」是什麼,你才能決定所需要的「材料、器具(專案資源)」還有「食譜(產品製程)」,還有「一定要專注客戶需要,而非參與人員需求」,這是最容易失焦的部分,最後導致「專案順利完成但結果完全失敗」。

準備材料、器具=盤點資源

決定成品是什麼之後,再來就是盤點材料與器具,確認所有項目都能符合「數量」、「時間」與「成本」的需求。

例如:我要做1.5公斤的饅頭麵團,我是否有1公斤中筋麵粉、15克酵母、500克水和蒸盤與電鍋,沒的話,我需要多少時間取得,成本會不會太高。

不是所有東西都需要一開始有,例如:我發現蒸盤不夠,那我可以在發麵團時去買,但如果盤子要明天才能到,那就沒意義了,而時間會影響成本,因此都需要考量,此階段發現問題都需要重新調整目標

確認食譜作法=Kick-Off Meeting

當資源確保足夠且能準時使用時,在開始實作前最好再快速確認一下各步驟,確保作法與順序要正確,不然可能造成專案的失敗,例如:麵團筋性發展不完全前加入油脂,會阻礙筋性的發展,結果可能是饅頭發不起來,因為麵團韌性不夠無法保留住酵母產的CO2而塌陷。

再專案中因為牽扯的人員眾多,作法順序更是一定要跟大家做確認,有問題還有調整機會,且此時實作人員會參加,讓彼此了解大家會做什麼,也能叫降低後續配合出錯的機會

初步混合麵粉=專案磨合期

麵團混合

正常專案開始就像上面這張圖,一定不會順利甚至看起來絕對會失敗,很難想像按照預定的做法能完成任務!

磨合期是一定會存在的且你也不可能一次解決所有問題,你只能耐心的針對問題的重要性去做逐步調整,就像麵團太濕就加粉,太乾就加一點點水或後面發酵時用濕布來微調。

混合成雛形=專案開始上軌道

麵團漸漸成形

當黏手煩人的麵團揉到一個階段後,你會發現他開始可以被你掌握,之前一定會失敗的憂心也越來越少,甚至轉為一定會成功的信心。

專案進行也是這樣,還沒磨合完成前到處都是問題,成員間彼此有誤解、衝突或對作法有懷疑,隨著積極的處理,大家漸漸能找到一些共識,專案漸漸有了該有樣貌。

醒麵=專案中期

準備醒麵

麵團成形到一定程度後就要開始「讓時間為我們工作」,讓水分與麵團能更充分融合,筋性會發展得更完整,這時若我們不放手讓他發展還一直揉,如了浪費體力外,麵團會因為一直都很緊繃,造成後續很難加工,甚至因為一直操作而失水,嚴重到麵團開始乾裂。

專案管理也一樣,當大家磨合期過後,你該做的只是確保方向與進度沒問題,不該過度憂心與干涉專案,假設你因為擔心天天去找實作人員確認,那進度一定是會延後的,因為這些也是會消耗成員的工作時間與心力,相信成員能力尊重彼此的時間,做預定的檢核即可。

成品與紀錄=專案結案

醒麵完成

麵團經過醒麵完成後,就可以開始製作後續的麵食,麵團的製作也就完成,這時可能會發現結果不如預期或比想像好,記得將此經驗記錄下來,下次執行進行調整或複製才有依據,千萬別只依靠自己的記憶,記錄讓你不容易遺漏

專案到了結案,一樣也該把中間發生的情況,歸納成為「專案執行的經驗」,當然專案的複雜性遠比麵團這種幾小時內就會完成的目標高非常多。

因此紀錄必須在專案過程中不斷執行,最後這裡做的應該是整個的整理與歸檔,去蕪存菁後之後運用才會容易,不然光有300小時的會議錄音與雜亂不知是不是最終版的文件,我相信跟沒留是一樣的,後續難以運用。

結語

食譜給不同人操作不一定會成功,專案則更沒有一開始就能確定成功的方法,必須不斷的修正才能最終達成目標。

但麵團與專案相似的是「從開始的混亂,到最後的融合」,這些階段在專案中都會遇到,我們應該針對不同階段做出適當處理,這就是我們可以從做麵團中學習的。

希望大家可以找時間試看看做麵團,將會對專案的不同階段更有體會與得心應手。

饅頭xPizza

最後放張我有趣的實驗,把饅頭麵團做成Pizza,說真的吃起來還蠻不錯的,專案也一樣很多成果都是在試驗中成形,控制風險並多嘗試,機會就在這些嘗試中。

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