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重大問題的五階段解決法

延續之前團隊合作狀況才是問題能不能被解決的關鍵,這裡提出適用於重大問題的五階段解決方法,透過這方法能培養「遇到重大問題時正確解決能力」,步驟可以快但不能省,不然落入獨裁或躁進問題可能沒解決反而變得更嚴重。

發覺->歸納->學習->評估->逐步完善

合作的基礎在於共同利益,光是自己緊張是沒用的,因此建議以幾個階段去進展,依團隊的成熟度快慢可能不同,但急躁也是沒用的。

解決五階段分別為:

  1. 讓團隊發覺問題
  2. 共同觀察歸納問題的成因
  3. 學習方法
  4. 評估可行性
  5. 逐步完善

1.讓團隊發覺問題

除非是非常明顯致命的問題,不然通常只有你或少數人會發現並存在不能提出來的可能(例如老闆獨裁決定),但更多時候致命的問題是不明顯且非立即的,這種危險會慢慢危害團隊,最終無藥可醫而衰亡,要避免這問題的方式就是讓團隊意識到這是嚴重的問題,當然如果大家都不以為意,那可能真沒問題,或可能你就要準備換團隊了,畢盡良禽擇木而棲。

2. 共同觀察歸納問題的成因

當團隊有了可能有問題的意識,第二步應該是共同去觀察這個問題,設法歸納出可能的成因,每個人觀點不同,單人容易偏頗且團隊一起觀察更能促進後續合作解決的意願,當然最後勢必還是會有人主導結論,但此過程不能少。

3.學習方法

這裡包含了找尋方案和實際學習,找尋方案部分通常一到兩人執行即可,假設性排出優先可能方案,然後派員深入學習,重點是先有個初步方向而非有立即一次能解決的錯誤期待。

這裡很多人會有疑問為何不是先評估再學習?因為以為隨便看幾個網頁或一本書就覺得掌握知識的這種想法是非常自大的!,嚴重的問題需要投入足夠的資源,先做較深入的學習才有評估的能力,現實不是一場兒戲,要嚴肅去面對它。

4.評估可行性

當團隊有人深入了解一個待選的解決方案時,團隊要一起評估執行的可行性,這可行性至少要包含:

  • 時間
  • 成本
  • 效益
  • 團隊執行意願與能力

時間、成本和效益大家都會考量,但關鍵是團隊執行的意願與能力,這點最重要卻最容易被忽略。

舉例來說:假設產品銷售不佳的原因是設計太醜,方案是所有人都去學美感課程,大家都有美感產品自然就漂亮大賣了!乍聽很合理,但執行後可能因為天份或每個人喜好不同,反而團隊搞得很不愉快,這時若團隊有共識,找一個專業的設計師來處理會是更好的方案。

另外還一個常見問題是高估團隊能力,主管可能會覺得這很簡單團隊可以輕鬆達成就自主下了決定,俗話說「若要人如你,除非他是你」

,每個人狀況不同且倉促下可能有沒注意到的點,能不能執行應該務必由執行的人來決定。

當然會遇到下屬沒有經驗無法評估怕故意拖延的情況,這時可以找專業的人士來協助,但切記專業人士畢竟不了解內部狀況和能掌握所以突發狀況,保守一點才是上策。

5.逐步完善

評估後決定執行後,切記要建立多段的檢核點與接受一開始不完美的現實,世界上沒有一體適用的完美方案,Google和Apple適合的方式也必定不同。

要想像導入任何方案就跟拿鉛筆不用工具畫圓相同,一筆就有完美的圓是天才,正常方式是盡力畫一個圓形(結果像六角形),然後針對不夠圓的地方逐步去修正,這就是磨合的過程,重複不斷執行,最後任何人都能得到一個漂亮的圓形。

逐步完善的過程中也能透過檢核點來評估,是否要繼續進行或重新選擇方案,執行前通常都很美好不然就不會被選為方案,那像考試一樣讀書時都沒問題,一考馬上見真章,因此要認清事實,寧願早早失敗重來,也別拖到最後才發現,一切是場美麗的誤會。

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老師在弘法、顧問做啟發

這兩天的CSM認證課程助教加上之前的工作經驗,讓我對不同身份的職責有所自己的定義,當然現實中角色常常會兼任,但任何的當下你只會當一種角色,若教學時只聽不說,解惑時只想硬塞制式答案,都是非常不適任的。

・老師是法師,要積極有系統的弘法,教會你某種技能或思想

・助教或顧問是禪師,要積極不做事,先讓學員犯錯他們主動發問才去啟發

為何會有此差異?

因為老師必需幫助學生 新學會加強 某種他們想要的技能或思想,從無到有這會為學生帶來新的可能性,因此需要一個系統去主動協助同學學習,假設老師上課啥都不講那學生也無法適從,而解答學生問題時老師切換成的是顧問角色,職責自然也不相同。

而助教或顧問的職責是幫助已經有基礎的學生 解開疑惑擴展可能性 ,學生可能哪邊想不通或鑽牛角尖時,不給直接解答,而是透過經驗分享或比喻來協助他們得到自己的答案,而不是制式的解答。

只有學校才有標準答案,現實只有適合自己的答案

現實中顧問應該要做禪師角色,因為學生肯定有一套自己的方法,過去可能有犯大錯但結果卻成功,但因有程度所以知道那只是僥倖,心中一直很不踏實怕成功無法延續,這時心中有所疑惑自然主動將問題提出。

顧問因為非組織內編制,自然能用較超然的角度去找出顯而易見卻被忽略的點,就像幾乎天天有美麗的夕陽,而我們通常不會注意一般,但若成為遊客就會讚嘆其他地方夕陽的美麗,甚至覺得自己很幸運能看到,習慣讓人省時但也創造了盲點,這是任何個人都難以克服的,因此才會需要協助。

解法不會一開始就存在,大家願意合作才會成功

世界上大部分的問題能否解決幾乎都與合作狀況有關,越多人變數越大但能成就的事情也越大,要求所有人當殉道者還期待大家會合作?這就真的太一廂情願了。

不管是個人或企業成功必定有其獨到之處,必須去尊重而非貶低或歧視,我們可以提供一套技能或思想,幫助他調適成適合他的方式,但不該想把他變成那套方法的代言人,強硬的亂套要求完全的遵行只會讓他最終變成殉道者。

再來我將分享重大問題的五階段解決法,作為延伸閱讀的內容,請點擊下方連結繼續學習
文章連結-重大問題的五階段解決法

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傲慢總是默默阻止自己成長

昨天當了第一天的CSM認證課程助教發現自己的傲慢,ScrumMaster是要引導團隊,但什麼是好要往什麼地方去,真的不是你的一廂情願嗎?
 
過去當學員時你會想讓團隊跟著我的聰明想法走吧!讓哥帶你飛^o^
 
當了助教你要抑制說話和自以為是的引導衝動,盡可能最少幅度的影響他們,或許場面會有些乾但這其實是必然的,因為他們總是會有一個方案出來的。
 
我在想我總是覺得人家不夠主動積極,這其實就是我的傲慢,是否沒給人機會去表達他所想,而直接跳到結論不想聽?
 
不可否認我若沒有覺得自己夠聰明,我就不可能相信自己能追求突破,但畢竟一個人或一個小團體的力量是很有限的,我終其一身努力其實連一台iPhone3GS也無法獨立做出來。

我們的能力建立在別人的知識上,為何我們不能用更開放的角度去聽別人的聲音?

當然我們還是會有一套自以為是的做法,可能對可能錯大家都一樣,但至少可以不要這麼傲慢,不要一時間就只說自己的想法,享受一下那個讓人尷尬的時光,說不定你會受到完全不同的激盪,這才能創造自己的進步,而不是只想把別人變成過去的自己。
 
很感恩突然有機會變成助教,才會試著用不同的角度去看一些事情,以前教書會覺得老師因為不想出糗,會努力備課連覺得不想學的沒用東西也要硬逼自己去懂,而對一門知識有所更深的認識,因此變得更厲害。
 
助教不是以教導知識為主要目標,而是在必要時引導才存在的,因為沒有利害關係,站在輔助角色看著學員去犯自己覺得的錯,只要抑制住想發言的心某種程度是更容易了,這在真槍實彈的商業環境中是困難的,但也因為是這樣你更能去觀察,那些恨鐵成不成鋼的憤怒都只是自己的傲慢,把舞台留給他們,你才能跟著進步。
 
今天還有一天,好好享受這個經驗,或許又會有不同的體會,這就是有趣的人生吧。

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河流並非為了大海而存在

如果人生是條河,那終點不一定要是大海,有人是日夜喧囂的急流切過山谷直入大海,也有涓涓細流化成地下水,或許還有流進沙漠最後成為死海,河流不會永遠都在,也不一定會如黃河為人傳頌。

音樂是時間的藝術而人生也是,任何一個瞬間都不是完整的你,現在的一切都是過去的累積,未來的一切也從此刻出發,即使最後回到原地但也因有了新視角而與未離開不同。

我們都已經留下存在的刻痕,持續探索自己的想法,勇敢用人生去做出驗證,劃下的一定是意想不到風貌。

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悠賢私靠 2019 6~7

2019/7/10
很少有書從頭到尾都讓你受用,直覺分析出作者重點分佈的習慣,快速跳到下一段,20%時間80%收穫,我稱它為「快轉閱讀」。

2019/7/2
放下,你不可能去掌握一切
拉遠,你不該貼著臉看世界
接受,不是所有事都要完美

這不阻止我追求更好
只是並非所有事都值得你fighting for

2019/6/28
計畫無法執行,通常是訂的太爛!
應該由執行者訂定,管理和顧問了解設計邏輯後,做出建議或支援。

2019/6/28
時間是放棄來的。

2019/6/28
人生就像登山,適時回頭給你向上的力量,一直回頭就停在原地。

2019/6/25
一直重複出現的流程通常就是關鍵突破點。


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